元年云赋能必维国际检验集团管理模式升级

北京元年科技股份有限公司

2020-08-06 16:52:00
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文章摘要: 为更好地推动费用管理信息化建设,提升必维费用管理效率和水平,决定升级现有报销系统,简单便捷地使之由信息化向智能化转变。建立以费用预算为核心,以财务管理制度为纲领,以经费活动的控制为目标,建设一套费用预算事前计划、事中控制、事后分析为一体的费控系统,提高工作效率。

深圳必维华法商品检定有限公司,隶属于必维国际检验集团在华公司,是现有SAP系统的用户,受global统一部署限制,还处于传统的报销模式。而费用管控作为管理会计的一项重要内容,对于提升财务管理水平,支持经营决策有重要价值。但同时又涉及到多个财务工作领域,如票据管理、费用报销、决策支持、预算执行监督等等,业务整合程度要求高。

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为更好地推动费用管理信息化建设,提升必维费用管理效率和水平,决定升级现有报销系统,简单便捷地使之由信息化向智能化转变。建立以费用预算为核心,以财务管理制度为纲领,以经费活动的控制为目标,建设一套费用预算事前计划、事中控制、事后分析为一体的费控系统,提高工作效率。

业务背景:深圳必维华法商品检定有限公司,隶属于必维国际检验集团在华公司,是现有SAP系统的用户,受global统一部署限制,还处于传统的报销模式。

员工需要坐在办公室打开电脑才能输入报销单,无法摆脱时间地域限制,工作效率低;公司当前的预算管理没有系统支持报销与付款仅线上流程,未与预算关联,管控纯靠财务判断,且无法实现预时分析;发票使用和合规情况已成为各类税收检查、税收稽查中的必查环节和必查项目,而必维目前对发票的真实性的校验仍然依赖人工查询,再加之自“增值税电子普通发票”启用以来,对发票的重复报销的管控难度增高,增加了发票合规性风险。对于错开发票,往往都是事后发现,由此造成报销周期延长。浪费报销人、审批人时间成本,并造成额外交通、邮寄、人力成;业务流程的高效与合规业务审批与财务审核仍然大量依赖人工操作,财务还处于手工制凭证、打款;报销数据零散,甚至缺失遗漏,需专人专项进行整理分析,耗时费力,增大财务人员工作量。无法实时为管理层进行精细化管理、客户洞察、精准营销、分析与预测等方面需求提供支持。

目前,分散化、手工化的财务工作模式,以及非常饱和的工作量,都严重制约了费用管控的推进落地。因此急需建立一套费用管控系统,自动化的处理各类相关业务,将散乱的数据整合起来,为费用管控提供支持。同时,优化费用报销、付款管理等业务流程,提高工作效率。

项目亮点:

费用报销的移动化,实现员工轻松管理日常差旅,随时随地极速报销,提高时间利用率,改善员工的报销体验,达到单据与业务审批流程之间信息共享,分清权、责、利,做到费用谁申请谁提交,流程谁审批谁负责,优化业务流程,最大限度实现业财一体化。

多维度的管控规则,如对单项费用设置限额及超出限额时的自动加签;跨成本中心的费用分摊;系统自动识别并将对应发票归类为交通费/餐费/交际费/其他费用的类别。

优化了审批流节点,系统自动判断金额并对应相关审批人,特定的业务或活动实现事前审批控制,有效规范了员工行为,对超标、超预算系统自动预警,全面防范企业运营风险。

利用人工智能AI技术,通过拍照自动获取全票面信息,实现增值税发票查重、验证、抬头效验,票面敏感信息效验,提高发票合规性,防范税务风险。

财务人员在凭证制作方面可以完全依赖于平台内置可配的凭证模板,通过报销数据推送自动生成会计凭证,完全摆脱传统核算模块中的凭证制作方式。将财务重心从流水线工作上转移至更有价值的管理会计职能。

实时获取信息,数据共享,便于查询,保证数据的准确性和及时性,提高管理报告的时效性、质量和应用价值。

项目成果:

有效弥补以往缺失移动端所造成的填单繁琐,大大提高了员工利用手机在碎片化的时间,提升员工满意度。智能审批时效性也比原有PC端审批有着大幅的提升,据不完全统计利用元年云平台进行费控报销从时效性和完成周期性上效果提升约为2倍。

系统自动审核报销单金额是否超标准,是否超预算、对接国税系统,自动审核发票真伪,工作效率提升80%,合规性提升99%。

与财务系统、资金系统、邮件系统融合,自动生成凭证、自动付款,大大减少财务工作量。系统操作代替人工作业,保证数据的一致性、及时性和准确性,保证数据质量。而且习惯上满足了日常查看邮件进行审批的操作。

实现流程智能预警及检查,赋能业务管理;后台灵活、扩展性的模块化配置,快速反应,提升效能;实现财务报表的智能化分析和展示,建立员工业务行为的多维度分析。

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